Pobierz Politykę Prywatności (PDF)

1. ADMINISTRATOR DANYCH

1.1. Administratorem danych osobowych jest HarmonicDiet Eliza Gosławska, ul. Potulicka 21a/3, 70-234 Szczecin, NIP: 8522509741, REGON: 362396670 (dalej: „Administrator").

1.2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e‑mail: [email protected].

1.3. W Polityce używamy skrótu „RODO" na określenie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1.4. Skrót „EOG" oznacza Europejski Obszar Gospodarczy.

1.5. Polityka obejmuje przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu oraz kontaktem z Administratorem, zawarciem i realizacją umowy, rozliczeniami i obsługą posprzedażową.

2. JAKIE DANE PRZETWARZAMY

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

2.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu (jeśli podany).

2.2. Dane rozliczeniowe: dane do faktury/rachunku (np. adres, NIP – jeśli dotyczy), informacje o płatności.

2.3. Dane przekazywane w związku z usługami dietetycznymi: informacje dotyczące sposobu żywienia, celów, preferencji, a także dane o stanie zdrowia (dane szczególnej kategorii) – jeśli je podasz (np. w formularzu zdrowotno‑żywieniowym, korespondencji, wynikach badań).

2.4. Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, logi serwera, informacje o sesji oraz dane z plików cookies – w zakresie, w jakim są zbierane.

2.5. Dane związane z rezerwacją terminu (jeżeli korzystasz z konsultacji zdalnej): wybrana usługa, termin, dane kontaktowe, a także ewentualne informacje przekazane w polu „uwagi" lub w formularzach przedkonsultacyjnych (np. formularz żywieniowy, wyniki badań przekazane przed konsultacją).

2.6. Dane związane z usługą „Powiadom mnie, gdy produkt będzie dostępny" (jeżeli korzystasz): adres e‑mail oraz informacja, którego produktu dotyczy powiadomienie (np. udostępnienie produktu w Sklepie lub premiera produktu).

3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

3.1. Zawarcie i wykonanie umowy (realizacja Zamówień, świadczenie usług dietetycznych, dostarczenie produktów cyfrowych, obsługa płatności, kontakt organizacyjny) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

3.2. Wystawianie dokumentów księgowych oraz wypełnienie obowiązków podatkowych/rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

3.3. Obsługa zapytań (np. przez formularz kontaktowy, e‑mail) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji i obsłudze zapytań) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli zapytanie dotyczy umowy lub działań przed zawarciem umowy).

3.4. Dochodzenie, ustalenie i obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

3.5. Marketing (np. newsletter) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeżeli wyraziłeś(-aś) zgodę. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

3.6. Usługa „Powiadom mnie, gdy produkt będzie dostępny" – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgoda jest wyrażana przez podanie adresu e‑mail i wysłanie prośby o powiadomienie o udostępnieniu produktu w Sklepie (np. o premierze produktu). Wysłanie powiadomienia ma charakter jednorazowy i nie jest równoznaczne z zapisem do newslettera. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili (np. kontaktując się z Administratorem) – do czasu wysłania powiadomienia.

3.7. Dane o stanie zdrowia (dane szczególnej kategorii) przetwarzamy wyłącznie, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług dietetycznych i podasz nam takie dane – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) oraz dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

W zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń możemy również przetwarzać takie dane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.8. Pliki cookies i podobne technologie:

• cookies niezbędne – przetwarzanie jest konieczne dla prawidłowego działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes; w zakresie, w jakim jest to wymagane, również na podstawie przepisów szczególnych dotyczących urządzeń końcowych);
• cookies analityczne/marketingowe – jeżeli są wykorzystywane, odbywa się to na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażanej np. w banerze cookies.

3.9. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy (np. rezerwacji terminu, realizacji Zamówienia) lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie – konieczne. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację danej funkcjonalności (np. rezerwację konsultacji lub realizację Zamówienia). Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing lub powiadomienie o dostępności produktu) są dobrowolne.

4. ODBIORCY DANYCH

4.1. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, w szczególności:

a) dostawcom usług IT i infrastruktury technicznej:

• dostawcy hostingu stron internetowych,
• dostawcy chmurowych rozwiązań do przechowywania i zarządzania danymi,
• dostawcy usług poczty elektronicznej i narzędzi komunikacji,
• dostawcy systemów rezerwacji konsultacji,
• dostawcy narzędzi do planowania i układania diet,
• dostawcy usług bezpieczeństwa, CDN i optymalizacji wydajności;

b) operatorowi płatności elektronicznych: Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) – szczegóły w pkt 5;

c) podmiotom świadczącym obsługę księgową i prawną;

d) innym dostawcom usług niezbędnych do prowadzenia działalności.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (lub jako odrębni administratorzy w przypadkach wskazanych w polityce), zgodnie z instrukcjami Administratora i wymogami RODO.

4.1a. KOMUNIKACJA PRZEZ WhatsApp

Plan opieki dietetycznej Premium obejmuje stały kontakt przez komunikator WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia; podmiot powiązany: Meta Platforms Inc., USA).

WhatsApp stosuje szyfrowanie end‑to‑end, co oznacza, że treść Twoich wiadomości (w tym wszelkie informacje o zdrowiu, diecie, wyniki badań, zdjęcia, dokumenty) jest dostępna wyłącznie dla Ciebie i Administratora. Meta nie ma dostępu do treści wiadomości.

Meta Platforms przetwarza jako odrębny administrator danych następujące metadane:

• numery telefonów uczestników komunikacji,
• czas wysłania i odbioru wiadomości,
• częstotliwość komunikacji,
• informacje techniczne (adres IP, typ urządzenia, status dostarczenia/przeczytania).

Meta może przetwarzać metadane w celach związanych z funkcjonowaniem WhatsApp, bezpieczeństwem oraz w celach własnych zgodnie z polityką prywatności WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy‑policy

Metadane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych, z zastosowaniem standardowych klauzul umownych oraz innych zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

Podstawa prawna komunikacji przez WhatsApp:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy - plan Premium),
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wyraźna zgoda oraz wykonanie umowy) - w zakresie przekazywania danych o stanie zdrowia w treści wiadomości.

Wybierając plan Premium z opieką przez WhatsApp, wyrażasz zgodę na komunikację tym kanałem wraz z przetwarzaniem metadanych przez Meta jako administratora.

Zalecamy przesyłanie wyników badań laboratoryjnych i wrażliwej dokumentacji medycznej na adres e‑mail: [email protected]

4.1b. Dane mogą być udostępniane upoważnionym osobom współpracującym z Administratorem (w tym dietetykom klinicznym świadczącym usługi w imieniu HarmonicDiet, personelowi administracyjnemu oraz osobom zapewniającym wsparcie techniczne i ochronę danych) wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług; osoby te są zobowiązane do zachowania poufności i przestrzegania wymogów ochrony danych osobowych.

4.2. W zakresie płatności dane mogą być przekazywane operatorowi płatności elektronicznych (obecnie Tpay – Krajowy Integrator Płatności S.A.) – zgodnie z pkt 5.

4.3. W razie potrzeby dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym).

4.4. LOKALIZACJA I PRZEKAZYWANIE DANYCH

Twoje dane osobowe są przetwarzane i przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Gdziekolwiek to możliwe, korzystamy z dostawców posiadających centra danych w Polsce (m.in. Microsoft, OVH).

Przekazywanie danych poza EOG:

W określonych sytuacjach dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy:

• a) Komunikacja przez WhatsApp (plan Premium): Meta Platforms przetwarza metadane jako odrębny administrator – dane mogą być przekazywane do USA. Treść wiadomości jest chroniona szyfrowaniem end‑to‑end. Szczegóły w pkt 4.1a.
• b) Wsparcie techniczne i bezpieczeństwo: Dane techniczne, logi oraz metadane mogą być przekazywane do dostawców usług IT poza EOG w celach wsparcia technicznego lub zapewnienia bezpieczeństwa.

Wszystkie przekazania danych poza EOG odbywają się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO: standardowe klauzule umowne (SCC), szyfrowanie, pseudonimizacja, minimalizacja danych.

5. PŁATNOŚCI ONLINE

5.1. Płatności elektroniczne w Serwisie obsługuje obecnie Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu (plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, KRS: 0000412357, NIP: 7773061579, REGON: 300878437) – tpay.com.

5.2. W związku z realizacją płatności operator płatności elektronicznych, o którym mowa w pkt 5.1, może przetwarzać dane osobowe Klienta jako odrębny administrator (w szczególności: imię i nazwisko, e‑mail, dane płatności, identyfikatory transakcji) – zgodnie z własnymi dokumentami oraz obowiązkami prawnymi (w tym wynikającymi z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

5.3. Administrator może w przyszłości zmienić operatora płatności elektronicznych na innego dostawcę usług płatniczych uprawnionego do świadczenia usług płatniczych w Polsce. W takim przypadku dane Klienta mogą być przekazywane nowemu operatorowi płatności w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji, a informacja o aktualnym operatorze będzie udostępniana w Serwisie oraz w procesie płatności.

5.4. Aktualne dokumenty operatora Tpay są dostępne na stronie:

• regulamin usług płatniczych: https://tpay.com/user/assets/files_for_download/regulamin.pdf
• polityka prywatności: https://tpay.com/polityka‑prywatnosci

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

6.1. Dane kluczowe (w szczególności dokumentacja niezbędna do ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym finalny plan żywieniowy i zalecenia) przechowujemy przez okres przedawnienia roszczeń, co do zasady 6 lat.

6.2. Dane księgowe i rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą).

6.3. Pozostałe dane dotyczące stanu zdrowia (w tym wstępne wyniki badań, formularze przedkonsultacyjne i szczegółowe dzienniczki żywieniowe), które nie są niezbędne do celów rozliczeniowych lub obrony roszczeń, są trwale usuwane lub anonimizowane w terminie 12 miesięcy od dnia zakończenia świadczenia usługi (zarówno w przypadku planów współpracy, jak i pojedynczych konsultacji).

6.4. Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona.

6.5. Dane techniczne i logi mogą być przechowywane przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

6.6. Dane związane z usługą „Powiadom mnie, gdy produkt będzie dostępny" przechowujemy do czasu wysłania powiadomienia o udostępnieniu produktu albo do czasu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia zapisania się na powiadomienie.

7. TWOJE PRAWA

7.1. Przysługuje Ci prawo do:

• a) dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• b) sprostowania danych;
• c) usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem);
• d) ograniczenia przetwarzania;
• e) przenoszenia danych (w przypadkach przewidzianych prawem);
• f) sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• g) wycofania zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem).

7.2. Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7.3. Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

8. COOKIES – DODATKOWE INFORMACJE

8.1. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym. Mogą być wykorzystywane w celach technicznych (niezbędnych), a także – jeśli w Serwisie korzystamy z narzędzi analitycznych lub marketingowych – w celach analitycznych/marketingowych.

8.2. Zgodę na cookies opcjonalne (analityczne/marketingowe), jeżeli są wykorzystywane, możesz wyrazić lub odrzucić w banerze cookies. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana (np. poprzez zmianę ustawień w banerze, o ile jest dostępny, lub w ustawieniach przeglądarki).

8.3. Ustawienia cookies możesz także zmienić w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

8.4. Serwis wykorzystuje rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo i wydajność (usługi CDN i ochrony przed atakami). W ramach takich rozwiązań mogą być zapisywane cookies niezbędne związane z bezpieczeństwem (np. ochroną przed nadużyciami) oraz przetwarzane dane techniczne (np. adres IP, logi). Dane te mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (SCC, EU‑U.S. Data Privacy Framework).

8.5. W Serwisie mogą znajdować się odnośniki do profili Administratora w mediach społecznościowych (np. Instagram, Facebook, LinkedIn). Po przejściu do serwisu zewnętrznego przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami prywatności danego dostawcy.

8.6. W Serwisie mogą być osadzone treści zewnętrzne (np. mapa, formularz rezerwacji). Wyświetlenie osadzonej treści może wiązać się z przekazaniem danych (np. adresu IP) do jej dostawcy oraz z wykorzystaniem cookies tego dostawcy – w zależności od konfiguracji i Twoich ustawień.

8.7. SZCZEGÓŁOWA INFORMACJA O COOKIES

Serwis wykorzystuje następujące rodzaje cookies:

a) Cookies niezbędne (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu funkcjonalności i bezpieczeństwa Serwisu):

System zarządzania treścią:

• cookies sesji - identyfikacja sesji użytkownika (ważność: sesja, domena: harmonicdiet.pl)
• cookies testowe - test możliwości zapisywania cookies (ważność: sesja, domena: harmonicdiet.pl)

Zgoda na cookies:

• cookie_consent - zapamiętanie Twojej decyzji dotyczącej akceptacji lub odrzucenia cookies (ważność: 6 miesięcy, domena: harmonicdiet.pl)

Usługi bezpieczeństwa i optymalizacji (CDN):

• cookies zarządzania ruchem botów - ochrona przed nadużyciami (ważność: 30 minut, domena: harmonicdiet.pl)
• cookies weryfikacji bezpieczeństwa - potwierdzenie przejścia testu bezpieczeństwa (ważność: do 1 roku, domena: harmonicdiet.pl)

Uwaga: Cookies usług bezpieczeństwa mogą powodować przekazanie danych technicznych (w tym adresu IP) poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.

b) Cookies systemu rezerwacji konsultacji:

Podczas korzystania z formularza rezerwacji konsultacji mogą być wykorzystywane cookies dostawcy systemu rezerwacji związane z funkcjonowaniem formularza.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w umożliwieniu rezerwacji) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie umowy).

Cookies mogą powodować przekazanie danych technicznych (w tym adresu IP) poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych, z zastosowaniem standardowych klauzul umownych oraz EU‑U.S. Data Privacy Framework.

c) Cookies analityczne/marketingowe - wymagają zgody (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

Obecnie Serwis nie wykorzystuje dodatkowych cookies analitycznych ani marketingowych (takich jak Google Analytics, Facebook Pixel).

W przypadku ich wprowadzenia w przyszłości:

• będą aktywowane wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies (kliknięcie przycisku "Akceptuję"),
• zostaniesz poinformowany(-a) o ich przeznaczeniu, zakresie zbieranych danych oraz okresie przechowywania,
• będą mogły być wykorzystywane do analizy ruchu na stronie, zachowań użytkowników, skuteczności działań marketingowych,
• dane mogą być przekazywane do zewnętrznych dostawców usług analitycznych, w tym poza Europejski Obszar Gospodarczy.

ZARZĄDZANIE COOKIES:

1. Przy pierwszej wizycie w Serwisie pojawia się banner cookies z wyborem: "Akceptuję" / "Odrzuć"
2. Klikając "Odrzuć" - wyrażasz zgodę tylko na cookies niezbędne do działania Serwisu (opisane w pkt a i b powyżej)
3. Klikając "Akceptuję" - wyrażasz zgodę na wszystkie cookies. Obecnie odpowiada to zgodzie na cookies niezbędne, gdyż Serwis nie wykorzystuje dodatkowych cookies opcjonalnych. Jeśli w przyszłości zostaną wprowadzone cookies analityczne/marketingowe, zgoda będzie obejmowała również te cookies.
4. Możesz w każdej chwili zmienić ustawienia cookies poprzez: usunięcie cookies w ustawieniach przeglądarki (banner pojawi się ponownie przy następnej wizycie), kontakt z Administratorem: [email protected]
5. Odrzucenie lub usunięcie cookies niezbędnych może ograniczyć funkcjonalność Serwisu (np. problemy z zapamiętaniem ustawień, procesem rezerwacji, bezpieczeństwem)

Instrukcje zarządzania cookies w popularnych przeglądarkach:

• Chrome: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie
• Firefox: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie
• Safari: Preferencje → Prywatność → Zarządzaj danymi witryn
• Edge: Ustawienia → Pliki cookie i uprawnienia witryny

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG:

Niektóre cookies (usługi bezpieczeństwa, system rezerwacji) powodują przekazanie danych technicznych (w tym adresu IP, informacji o przeglądarce, czasie wizyty) poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazania odbywają się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO (standardowe klauzule umowne, EU‑U.S. Data Privacy Framework).

9. BEZPIECZEŃSTWO

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem.

W szczególności stosujemy następujące zabezpieczenia:

• uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla dostępu do systemów,
• kontrolę dostępu opartą na rolach,
• warunkowy dostęp do zasobów,
• szyfrowanie połączeń (SSL/TLS),
• szyfrowanie danych przechowywanych na dyskach,
• regularne kopie zapasowe danych,
• monitoring i audyt dostępu do systemów.

10. ZMIANY POLITYKI

Polityka może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian prawnych lub rozwoju Serwisu. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie.